O que é automação empresarial?
Pense na montagem de um veículo ou no envio de mensagens e e-mails ao seu público-alvo. Anos atrás, essas tarefas eram desempenhadas manualmente: de parafuso em parafuso, em uma linha de montagem humana ou com envio unitário de mensagens. Isso mudou!
A automação empresarial consiste na realização de tarefas manuais por softwares!
Vivemos a era da transformação digital com forte influência e impacto das novas tecnologias em praticamente tudo que envolve nossas vidas. Quem iria pensar que um dia conversaríamos com assistentes virtuais, compartilharíamos likes em redes sociais ou efetuaríamos compras online?! Nesse contexto, destacamos a automação empresarial como uma importante vertente dessa revolução – responsável por simplificar e otimizar métodos e processos dentro de empresas. Nesse artigo, propomos explicar melhor os impactos e a importância da automação empresarial: e como aplicá-la ao seu negócio. Acompanhe!
E quais os benefícios de se automatizar essas tarefas?
Por que automatizar?
Bem, pode parecer óbvio, mas o questionamento é válido. Quais os benefícios da automação empresarial?
Padronização
Se tem um campo em que as máquinas e a inteligência artificial em si se destacam em contraposição à força humana é na entrega padronizada de resultados. Uma vez programado, esses softwares entregam resultados definitivamente iguais, padronizados e esperados.
Não há surpresas aqui! E é justamente por conta disso que muitas empresas cresceram consideravelmente nos últimos tempos: consistência de resultados alcançados por entregas e mecanismos padronizados.
Menos erros
E se há padronização nestas tarefas, naturalmente há uma redução na ocorrência de erros. Os sistemas de automação são programados para executar atividades manuais e repetitivas reduzindo assim as falhas humanas. Menos erros equivalem a uma entrega mais eficiente.
Claro que mesmo os softwares estão susceptíveis à falhas (muitas vezes humanas); mas estas são inevitavelmente menores quando comparadas às atividades manuais.
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Aumento de produtividade
Como dissemos, menos falhas, mais resultados – tem-se uma alta de produtividade. Ao mesmo tempo, desocupados de atividades manuais e repetitivas, seus colaboradores podem investir mais tempo em demandas estratégicas e gerenciais, que só otimizam ainda mais os processos.
Menos custos
Inevitavelmente a automação reduz custos operacionais. Por exemplo: atender a uma alta demanda de usuários de forma manual necessitaria de investimento massivo em pessoal, estrutura, tecnologia; os mesmos resultados podem ser alcançados com investimentos menores em um bom software de atendimento, como o Matrix OMINI ou Matrix TALK.
Sim, a automação garante mais resultados por um preço menor!
O que automatizar?
Mas onde ou o que devo automatizar na minha empresa?
Não existe fórmula mágica ou um padrão a ser seguido. Cada negócio deve avaliar que áreas de atuação poderiam se beneficiar de padronização, alta produtividade e redução de custos. Em geral, áreas estratégicas ou setores envolvendo alta complexidade e especificidade não oferecem grandes chances de automação; ao passo que tarefas manuais e setores operacionais podem ser imediatamente automatizados.
Atendimento ao cliente
Setor-chave de várias empresas, o atendimento ao cliente é uma aposta assertiva em se tratando de automação. A automação do atendimento permite atender de forma mais rápida e eficaz, garantindo uma experiência de usuário superior.
Chatbots e Voicebots são mecanismos de inteligência artificial que conseguem atender de forma automatizada, simulando conversas, interagindo e solucionando demandas (em geral, as mais simples e operacionais).
Evidentemente, automatizar completamente o seu atendimento é algo quase impossível. Demandas mais complexas ou especificidades do atendimento ainda requerem um atendente humano para solucioná-las.
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Gestão de contratos
Calcanhar de Aquiles de algumas empresas, em especial daquelas que lidam com alta demanda de fechamento e assinatura de contratos, a gestão dos mesmos pode ser automatizada.
O processo de confecção, envio, fechamento, assinatura e conferência de contratos pode ser automatizado de maneira a agilizar e organizar a vida de empresários e colaboradores.
Automação de marketing
Setores e departamentos de marketing há muito tempo se beneficiam da automação para gerenciar contatos e divulgação para uma grande base de clientes e/ou leads.
CRMs (Customer Relationship Management) sofisticados, funis de marketing com base no ciclo de vida do produto ou estágio de decisão do usuário, envio automático de mensagens e e-mail marketing – são apenas alguns dos recursos que facilitam a vida desses profissionais, e garantem mais assertividade e eficiência aos processos.
Passo a passo: Como automatizar?
1 – Analise sua empresa
Primeiro passo: analisar sua empresa, suas áreas e os processos empreendidos em cada departamento. Investigue quais destes processos se beneficiariam com a automação. De nada adianta querer automatizar algo que já funciona muito bem de maneira manual: seu suporte pós-venda, por exemplo, é altamente personalizado e estratégico e vem apresentando bons resultados? Para que tentar automatizar isso? Foco no que pode ser melhorado e otimizado!
2 – Determine suas prioridades
Identificou áreas e processos que podem ser beneficiados com a automação? Hora de definir uma ou duas prioridades!
Não tente automatizar tudo ao mesmo tempo – altas chances de dar errado. Define quais áreas são mais urgentes à automação e/ou quais serão mais fáceis de se introduzir novas tecnologias.
3 – Escolha as ferramentas
Chegou o momento de definir quais as melhores ferramentas/softwares para a automação empresarial. Pesquise, compare, avalie as funcionalidades prometidas por cada software, a complexidade e a adaptabilidade do mesmo ao seu fluxo.
Sempre que possível opte por plataformas e empresas já consolidadas no mercado e com larga experiência em automação e até mesmo, inteligência artificial. A Matrix do Brasil, por exemplo, é especializada em IA e comunicação digital – com anos de experiência na criação e gestão de Chatbots e plataformas de automação de processos robóticos.
4 – Defina seu suporte
Quem irá acompanhar e gerir essa automação/software? É necessário definir uma pessoa ou equipe responsável pela implementação da tecnologia, acompanhamento, atualizações e eventuais correções.
Plataformas provenientes de empresas especializadas já contam, por exemplo, com suporte integrado. Mesmo assim defina alguém na sua empresa para gerenciar essa integração.
5 – Otimize
Nada de se acomodar! Promover melhorias com base em dados e relatórios provenientes destes software é o caminho para uma alta produtividade constante. Busque sempre aprimorar seus processos!
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